Working hard or hardly working: Zo kun je productiever werken (boek review)

Blog door

Maike Salakory

Planning is key. Daar geloof ik heilig in. En hoewel we ons allemaal in meer of mindere mate bewust zijn van het belang van een goede planning, blijkt dit in de praktijk toch vaak lastig te zijn. Of het nou luiheid, stress of onbekwaamheid is: Een goede planning heeft vaak lage prioriteit terwijl het, in mijn ogen, absolute top prioriteit zou moeten hebben. Overal om mij heen zie ik namelijk dat projecten – hoe klein of groot ze ook zijn – mislopen wanneer er niet goed is gepland. Dat geld ook zeker voor mijn eigen werkdag. Daarom ben ik continu op zoek naar manieren om mijn planning skills te verbeteren.

In deze zoektocht kwam ik het boek ‘Working hard or hardly working’ van Grace Beverley tegen. Grace is een succesvolle jonge vrouwelijke entrepeneur met twee geweldig succesvolle bedrijven: Tala en Shreddy. Zowel deze bedrijven als ook Grace zelf volg ik al jaren op Instagram. Ik vind haar werkwijze onwijs inspirerend. Het verbaasde me dan ook best toen Grace toegaf enige tijd moeite te hebben gehad met productief en gestructureerd werken. Hoe kan iemand zó succesvol zijn zonder te plannen? Nou, niet dus. Dat is waarom Grace het roer drastisch omgooide en er een boek over schreef. Ik heb gelijk een pre-order voor dit boek geplaatst en het in enkele dagen uitgelezen toen het eenmaal op mijn deurmat lag. Nu ik al een paar maanden enkele tips uit dit boek toepas wilde ik er graag een blog over schrijven, met de voor mij meest waardevolle tips en technieken!

De voordelen van een goede planning

Nog even een uitstapje naar de vraag waarom je zou moeten investeren in een goede planning. De mate waarin je deze voordelen ervaart kunnen natuurlijk voor iedereen variëren, maar over het algemeen komt het neer op:

Volle planning = leeg hoofd. Alles wat je op papier of in een systeem zet, hoeft niet meer in je hoofd opgeslagen te worden. Dit maakt ruimte vrij voor belangrijkere dingen.
Je vergeet minder snel taken en afspraken. Iedereen met een agenda of to-do lijstje in zijn of haar hoofd is wel eens iets vergeten of heeft afspraken door elkaar gehaald. Dit zal je minder snel overkomen als je planning goed op orde is.
Minder stress. Wanneer mijn planning niet goed op orde is voelt het alsof ik constant achter de feiten aanloop. Hier wordt ik enorm opgejaagd van, wat zich negatief uit op mijn werk.
Efficiënter werken. Als je weet wat je te wachten staat kun je hier op tijd op anticiperen. Je kunt je hele dag, week en zelfs jaar plannen en hier krijg je onder aan de streep veel tijd en rust voor terug.

Mijn take-aways uit ‘Working hard or hardly working’

Het boek snijdt verschillende aspecten van productief werken en plannen aan en bevat bovendien veel tips. Ik raad je aan het boek vooral zelf te lezen en de elementen toe te passen die voor jou werken. Hieronder deel ik mijn vijf belangrijkste take-aways, die ik na een aantal maanden nog steeds toepas.

Meer werken is niet altijd beter

Het boek begint met een reflectie op onze huidige maatschappij, in het boek ‘hustle culture’ genoemd. Dit is het constant najagen van meer en sneller werken. Hoe meer je werkt en hoe uitgebluster je bent, des te succesvoller je volgens de huidige standaarden in de maatschappij bent. Veel mensen verliezen hierdoor het productief werken uit het oog. Het gaat om het aantal uren op de klok die je maakt, in plaats van de daadwerkelijk productief gewerkte uren. Grace zet haar vraagtekens bij deze hustle culture, en terecht en vraagt zich af: Zou het niet veel logischer zijn om meer in minder tijd te werken dan meer in als maar meer tijd?

Dit idee sluit goed aan bij de 6-urige werkdagen die wij bij Another Concept hanteren. Wanneer je productief te werk gaat kun je volgens dit model werk van 8 uur in 6 uur verzetten. Zo houd je meer vrije tijd over, wat een positief effect op je functioneren heeft, waardoor je productiviteit weer verbetert, etc. Natuurlijk is het niet nodig om gelijk je hele werkweek op de schop te nemen. Maar je ervan bewust zijn dat meer niet altijd beter is, is een goede eerste stap.

Prioriteiten stellen

Bepalen welke taken prioriteit hebben, wat kan wachten en waar jij jezelf eigenlijk helemaal niet mee bezig zou moeten houden is de eerste stap naar een betere planning. Zo kun je namelijk filteren wat wel en wat niet in jouw planning moet worden opgenomen. In het boek deelt Grace een handige tabel, waar ik eigenlijk niets meer aan toe te voegen heb!

Je concentratievermogen leren kennen

Iedereens concentratievermogen is verschillend, maar bestaat wel altijd uit dezelfde fasen: Een opstart fase, een ‘deep work’ fase en een fase waarin je concentratievermogen afneemt. Als je deze fasen bij jezelf herkent én de duur kunt inschatten, kun je je planning hier slim op aanpassen. Stel je hebt een grote taak op de planning staan:

Opstart fase: Neem 10 – 20 minuten de tijd om jezelf in de deep work fase te verplaatsen. Je kunt bijvoorbeeld een artikel gerelateerd aan de taak lezen of je intenties voor de taak opschrijven. Het is voorbereidend werk op de daadwerkelijke taak. Wat je hierin doet is voor iedereen verschillend. Experimenteer wat voor jou het beste werkt! Zo lees ik zelf graag een gerelateerd artikel of luister ik naar een korte ted-talk/podcast over het onderwerp.
Deep work: Je concentratie heeft z’n piek bereikt. Je hebt nu een gelimiteerde tijd om je 100% op de taak te storten.
Concentratievermogen neemt af: Pak hooguit nog wat afrondende werkzaamheden op.

De to-do tabel

Het to-do lijstje kennen we allemaal, maar ken je de to-do tabel ook al? Deze tip uit het boek heeft mij enorm geholpen en gebruik ik inmiddels (bijna) elke dag. Doe ik dit een dag niet, omdat ik snel aan het werk wil en tijd wil besparen, merk ik gelijk het verschil in mijn productiviteit en stresslevels op. In de to-do tabel breek je jouw taken op in:

Quick ticks: taken die maximaal 5 minuten duren en die relevant zijn voor de werkdag. Bijvoorbeeld het beantwoorden van werk-gerelateerde whatsapp berichten, een Instagram story plaatsen of delen, akkoord op een taak geven, e-mail beantwoorden, etc. Deze taken doe ik het liefste gelijk in de ochtend.
Tasks: Taken die maximaal 1 uur duren. Deze taken vergen wel concentratie, maar zuigen je concentratie niet leeg. Ze zijn ook eindig en bestaan niet uit meer dan 3 kleinere taken. Denk aan het opstellen van een offerte of feedback op een design geven.
Projects: Dit zijn de grote taken waarvoor je in de deep work fase wilt zitten. Ze vergen veel concentratie en kunnen vaak niet in één keer worden afgerond. Voor mij is dit bijvoorbeeld het opstellen van een marketing strategie of het designen van een website.
Admin: Deze vierde stap heb ik zelf aan de to-do tabel toegevoegd. Volgens het boek zou je administratieve taken nooit aan het begin van je dag moeten doen. Ze zuigen energie die je beter kunt besteden aan belangrijke taken. Daarom splits ik in mijn to-do tabel de administratieve taken van mijn quick ticks, waarbij admin niet relevant is voor de rest van de werkdag. Voorbeelden zijn het versturen van een offerte, het aanmaken van taken voor collega’s voor de komende week of het versturen van facturen.

Succes definiëren

Waarschijnlijk wil je productiever werken met een doel. Op korte termijn kan dat zijn minder gestresst de werkweek in gaan, op lange termijn wil je wellicht tijd overhouden om een succesvol bedrijf op te richten. Je bewust worden van je doelen houdt je scherp én maakt je productiviteit als het ware meetbaar. Door te definiëren wat jouw eindstreep is en dit op te breken in kleinere doelen, kun je heel gericht naar het succes toewerken.

Productief werken is een proces

Uiteindelijk is productief werken voor iedereen anders. Als je jouw productiviteit en planning skills wilt verbeteren raad ik je aan om zelf verschillende technieken uit te proberen. Ook voor mij is dit nog steeds een proces. In sommige weken lukt plannen mij beter dan op andere momenten en een techniek die eerst goed werkte kan ineens minder effectief voelen. Ik blijf mezelf uitdagen en ga constant op zoek naar nieuwe manieren om productiviteit te verbeteren. Soms met succes en soms ook helemaal niet. Ook dat hoort erbij!